Eine E-Mail mit eigener Domain, also info@ihre-firma.de statt ihre-firma-essen@web.de, wirkt seriöser und gehört Ihnen. Wechseln Sie den Anbieter, nehmen Sie die Adresse mit. Der Haken: Damit Ihre Mails auch ankommen und nicht im Spam-Ordner verschwinden, müssen drei unsichtbare Einträge in der Domain stimmen. Sie heißen SPF, DKIM und DMARC. Klingt nach Technik, ist aber leichter, als es klingt.
Wer nur ab und zu eine Angebotsmail schreibt, merkt von all dem nichts, bis eine Mail nicht ankommt und der Kunde nach einer Woche anruft: „Haben Sie mir nichts geschickt?" Dann ist es meistens eine dieser drei Stellschrauben.
SPF, DKIM, DMARC: Was Ihre E-Mail mit eigener Domain braucht
SPF ist eine Liste, die in Ihrer Domain steht: Diese Server dürfen Mails in meinem Namen verschicken. Kommt eine Mail von einem Server, der nicht auf der Liste steht, ist sie verdächtig.
DKIM ist ein Siegel. Ihr Mailserver versieht jede ausgehende Mail mit einer digitalen Unterschrift. Der Empfänger prüft sie, und stimmt sie, weiß er, dass die Mail wirklich von Ihnen kommt und unterwegs nicht verändert wurde.
DMARC schließlich ist die Anweisung dazu: Was soll der Empfänger tun, wenn SPF oder DKIM nicht passen? Nichts, in den Spam schieben oder ablehnen? Und es kann Berichte darüber an Sie schicken.
Was Google und Co. inzwischen verlangen
Die großen Anbieter haben ihre Regeln in den letzten Jahren verschärft. Nach einer Zusammenfassung von WP Mail SMTP gelten bei Gmail schon für kleine Absender diese Grundanforderungen: SPF oder DKIM, eine verschlüsselte Übertragung (TLS), gültige DNS-Einträge und eine Spam-Rate unter 0,3 Prozent. Für Absender mit etwa 5.000 oder mehr Nachrichten pro Tag an Gmail-Adressen kommt Pflicht für beides dazu und für DMARC. Seit November 2025 lehnt Gmail nicht konforme Mails laut dieser Quelle dauerhaft ab, statt sie nur zu verzögern.
Das trifft Ihre Angebotsmails an einen Kunden zunächst nicht in voller Härte. Aber der Trend ist klar, und DMARC wird auch kleinen Absendern empfohlen, weil es Fälschungen in Ihrem Namen erschwert.
So testen Sie die E-Mail mit eigener Domain in zwei Minuten
- Schicken Sie eine Mail von Ihrer Firmenadresse an eine Gmail-Adresse. Haben Sie keine, legen Sie sich eine zum Testen an.
- Öffnen Sie die Mail in Gmail, klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte und wählen Sie „Original anzeigen".
- Oben sehen Sie eine Tabelle. Bei SPF, DKIM und DMARC sollte jeweils „PASS" stehen.
Steht dort „FAIL", „SOFTFAIL" oder „NONE", ist etwas nicht eingerichtet. Die Einträge ändern Sie bei Ihrem Domain- oder Mail-Anbieter, und zwar in den DNS-Einstellungen. Wenn Sie sich da nicht auskennen, lassen Sie es sich vom Anbieter einrichten oder fragen Sie uns.
Formular-Mails von der Website
Bei einer E-Mail mit eigener Domain gehen besonders oft die Mails aus dem Kontaktformular Ihrer Website verloren. Der Grund: Die Seite verschickt sie oft im Namen einer Adresse, die zum Server der Seite gar nicht passt. Zwei Einstellungen helfen:
- Als Absender („Von") im Formular eine Adresse Ihrer eigenen Domain eintragen, zum Beispiel formular@ihre-firma.de.
- Die Adresse des Besuchers nicht als Absender, sondern als „Antwort an" eintragen. Dann können Sie direkt antworten, und die Mail wirkt trotzdem nicht gefälscht. Ob das Formular bei Ihnen überhaupt ankommt, prüfen Sie auch im Zehn-Minuten-Selbsttest (Punkt 10).
Wie wir es handhaben
Für die E-Mail mit eigener Domain haben wir bei uns Folgendes eingerichtet. Auf unserem Server läuft Postfix mit DKIM-Signatur, SPF-Eintrag und passendem Reverse-DNS. Gmail zeigt bei uns „dkim=pass". Beim Umzug auf den eigenen Server haben wir die Zustellung zu web.de eigens geprüft, und sie funktioniert. Jeder große Anbieter hat seine eigenen Eigenheiten. Genau deshalb lohnt der Test aus dem letzten Abschnitt: Probieren Sie ein paar Empfänger durch, bevor es ein Kunde für Sie tut. Solche Kontrollen gehören auch in die regelmäßige Website-Wartung.